Openbare en particuliere scholen in Australië gebruiken RGIS om hun activaregister te verifiëren en bij te werken. Als contactpersoon had RGIS bij iedere school contact met de Business Manager die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de activaregisters.
BEHOEFTE
Openbare en particuliere scholen in Australië gebruiken RGIS om hun
activaregister te verifiëren en bij te werken. De Business Manager zal regelmatig onderhoud uitvoeren aan het activaregister, ter ondersteuning doen zij ieder half jaar of ieder jaar een beroep op de services van RGIS voor een volledige registratie van de vaste activa.
- RGIS werkt samen met de individuele Business Managers
-
Zowel jaarlijkse als halfjaarlijkse controles
- Elke Business Manager is verantwoordelijk voor elk 1 tot 4 scholen
- RGIS registreert alle activa gegevens voor een volledig register
-
Upload van alle gegevens in de door de scholen gevraagde indeling
OPLOSSING
RGIS werkte samen met de Business Managers van de scholen om het volgende te voltooien:
- RGIS leverde teams van 2-10 medewerkers aan elke school
- 1 RGIS Supervisor die terugkeert na het registratieproces om de upload van gegevens uit te voeren
- RGIS wist het registratieproces op elke school binnen 5-6 uur te voltooien
- Elke school had over het algemeen tussen de
500 en 2000 activa
- RGIS heeft scholen gevraagd om hun bestaande inventaris te verstrekken
- De rapporten bevatten
het itemnummer, de beschrijving, het merk, het model en het serienummer
- RGIS heeft de benodigde gegevens in de scanners geladen en de vaste activa gescand
- Nadat de
inventarisatie van de activa uitgevoerd was verifieerde RGIS of de beschrijving, het merk, het model en het serienummer correct waren
- Voor alle nieuwe activa die niet in het
huidige activaregister geregistreerd waren werd een nieuwe barcode toegewezen. RGIS verzamelde alle relevante activagegevens in de scanners (barcode, beschrijving, merk, model en serienummer)
- Tot de getelde activa behoorden onder meer airconditioningunits, draadloze toegangspunten, dataprojectoren, laptops, Ipads, tv's, kopieerapparaten, servers, telefoons, sportuitrusting, speeltoestellen, muziekinstrumenten en apparatuur voor de onderhoud van het terrein
- Stoelen en tafels werden ook vastgelegd als een bulktelling (niet afzonderlijk een activumnummer toegewezen)
- RGIS leverde vervolgens een "niet gevonden rapport" zodat de school op de hoogte was van de activa die op dat moment niet aanwezig was
- Na het aanleveren van dit
rapport zal de school bekend maken aan RGIS welke activa uit deze lijst verwijderd mag worden
- Deze rapportage moest worden goedgekeurd door de schoolraad. Eenmaal bevestigd werden deze wijzigingen bijgewerkt en teruggestuurd om het uploaden de van gegevens te voltooien
- Dit omvat het bijwerken van elke activaregel met een verificatie van gevonden / niet gevonden. Ook de
specifieke details zoals beschrijving, merk, model of serienummer werden bijgewerkt
- Alle nieuw gevonden items werden aan het rapport toegevoegd en niet gevonden items werden verwijderd
RESULTATEN
Door samen te werken met RGIS werden de volgende resultaten bereikt:
- Een volledig en
actueel activa register
- Oude activa zijn verwijderd uit de
schoolinventaris
- Nieuw gevonden activa die nog niet eerder geregistreerd stonden zijn nu toegevoegd
- Diegene die verantwoordelijk is voor vaste activa is in nu staat het onderhoud uit te voeren vanuit een actueel activaregister
-
Inkoop kosten werden bespaard, door het actuele register werden er geen onnodige bestellingen meer gedaan