De verschillende inventarisatiemethodes
Met inventariseren bedoelen we het proces van het registreren van de hoeveelheid voorraad die een bedrijf bezit. Er zijn verschillende inventarisatie technieken die hieronder beschreven worden: Periodieke inventarisatie Doorlopende inventarisatie Nauwkeurigheid van stock pick Nulvoorraad valideren Jaarlijkse inventarisatie
1. Periodieke Inventarisatie
Periodieke inventarisering is het per maand, kwartaal, of half jaar controleren van de volledige voorraad gedurende één of twee dagen, afhankelijk van de grootte van de voorraad. Proces en methodes zijn hetzelfde als een jaarlijkse inventarisatie, alle fysieke voorraden worden geteld en geregistreerd op balansformulieren of ingescand en vervolgens vergeleken met een valideringsbestand.
Hoewel goedkopere artikelen best jaarlijks gecontroleerd kunnen worden, verdient het aanbeveling om duurdere artikelen of artikelen met beperkte houdbaarheid regelmatiger te controleren.
2. Doorlopende inventarisatie
In dit systeem vindt de inventarisatie plaats gedurende het hele jaar volgens een vooraf bepaald schema. A-artikelen worden maandelijks geteld, B-artikelen wekelijks en C-artikelen dagelijks. Dit betekent dat er een voortdurende inventarisatie registratie van elk artikel wordt bijgehouden met daar op alle transacties, zodat valideringen kunnen worden uitgevoerd.
Onderzoeken naar afwijkingen kunnen zo over het jaar verspreid worden en maken het mogelijk om correcte diepgaande analyses uit te voeren. Einde-jaars rapportages kunnen snel afgerond worden als de doorlopende validering volgens schema wordt uitgevoerd.
De bedrijvigheden in de winkels wordt niet of nauwelijks verstoord omdat telling en validering gedurende het jaar plaatsvinden op basis van doorlopende voorraad valideringsbestanden. Controles kunnen uitgevoerd worden door de doorlopende voorraad rapportages te vergelijken met het voorraad valideringsbestand waarbij afwijkingen snel ontdekt worden.
3. Stock Pick Nauwkeurigheid
Controles van de stockpick nauwkeurigheid worden uitgevoerd bij de ontvangst van voorraad van leveranciers en/of wanneer artikelen worden uitgeleverd aan winkels/klanten. Omdat rekeningen bijgevoegd zijn kunnen aan de hand hiervan controles van in en uitgaande artikelen worden uitgevoerd.
4. Nulvoorraad Valideren
Bij deze method is de validering afgerond wanneer een bepaald artikel niet langer voorradig is of de voorraad zeer klein is geworden. Dit soort validering wordt normaliter uitgevoerd door het eigen personeel. De nulvoorraad wordt geregistreerd, opnieuw besteld en de redenen waarom de nulvoorraad gebeurde worden nagegaan zodat het niet nogmaals gebeurt.
5. Jaarlijkse Inventarisatie
Als periodieke of doorlopende inventarisaties niet worden uitgevoerd dan is een jaarlijkse inventarisatie essentiëel. Deze inventarisatie wordt eens per jaar uitgevoerd. In bijzondere gevallen wordt het pakhuis of de winkel zelfs enkele dagen gesloten of wordt de voorraadtelling uitgevoerd buiten openingstijden. In andere gevallen worden ontvangsten en verzendingen stilgelegd totdat de inventarisatie voorbij is. Net als bij de periodieke inventarisatie worden alle artikelen fysiek geteld en geregistreerd op inventarisatieformulieren of ingescand en vergeleken met het voorraad valideringsbestand.
U krijgt de volgende belangrijke informatie met de inventarisatie methode van uw keuze:
U stelt vast hoe goed uw bedrijf presteert
U bevestigt uw brutowinst
U stelt vast of er problemen zijn met uw voorraad, b.v. diefstal
U krijgt bevestiging van uw prijsbeleid
U krijgt een nauwkeurig overzicht van uw voorraad
U krijgt inzicht in goed en slecht presterende artikelen
U ziet waar u voorraden kunt verkleinen en zo uw cashflow verbeteren