Voorbereiding van een Inventarisatie
Met nauwkeurige voorraadhoeveelheden kunt u uw daadwerkelijke voorraden vergelijken met uw administratieve voorraden. Zo kunt u afwijkingen vinden en problemen bij voorraadbeheer en controles snel vaststellen. Met deze kennis over voorraadverplaatsingen en artikelen kunt u gefundeerde beslissingen nemen over beschadigde voorraad, diefstal, slechtlopende producten en procedures in uw opslag. Het is bijzonder belangrijk om uw inventarisatie goed voor te bereiden en de volgende regels kunnen u helpen alles glad te laten verlopen.
1. Stel vast welke voorraad eigendom is van uw bedrijf en waar deze zich bevindt.
Vind voorraden die al door klanten betaald zijn, maar nog niet door klanten in ontvangst werden genomen en die zich nog steeds in uw opslag/winkel bevinden. Zoek ook naar voorraad in uw opslag/winkel die al in ontvangst is genomen maar nog niet werd ingeboekt.
Zorg ervoor dat voorraad die extern is opgeslagen of in consignatie gegeven werd ook wordt geregistreerd.
2. Zorg voor een schoon en ordelijk magazijn en sorteer de voorraad
Zorg ervoor dat locaties en verschillende soorten artikelen duidelijk zijn aangegeven.
Geef uw tellers duidelijk aan in welke richting ze moeten tellen, dus beginnen bij één bepaalde locatie en eindigen bij een bepaalde locatie.
3. Welke hulpmiddelen heeft u nodig voor de inventarisatie?
Inventarisatieforumulieren – hierop worden de aantallen van de getelde artikelen geregistreerd.
Afschrijvingsformulieren – controleer altijd de toestand van de artikelen tijdens het tellen, en noteer beschadigingen
Handmatige telling – hierbij wordt elk artikel geteld en schriftelijk geregistreerd in plaats van ingescand, meestald omdat er geen barcodes aanwezig zijn
Calculator – om totalen en afwijkingen te berekenen.
Hand held scanners – alleen voor artikelen met barcodes.
4. Geen radio’s, telefoons, ipods, of praten
Het lijkt misschien flauw, maar het voorkomt vergissingen.
5. Elk artikel moet geteld worden, niet geschat!
Het kan misschien saai lijken, vooral als u denkt dat u over een goed inzicht in uw voorraad beschikt, maar het is veel beter om al bij de eerste poging 100% nauwkeurig te zijn. Maak dozen altijd open, lang niet altijd klopt de inhoud van een doos met de hoeveelheid op het label.
6. Vergelijk de fysiek getelde aantallen altijd met de administratieve voorraden. Controleer afwijkingen altijd.
Registreer afwijkingen altijd en probeer waar nodig de redenen voor de afwijkingen vast te stellen.
7. Werk uw administratie bij
Werk de voorraden bij in uw administratie na afloop van de inventarisatie.
Met een goed voorbereide inventarisatie zorgt u voor minimale verstoring van de bedrijvigheden, nauwkeurig geregistreerde voorraden en een fundament voor het maken van goede zakelijke beslissingen.