Inventarisatie van vaste activa

Een financiele dienstverlener die zich richt op het leveren van oplossingen aan diverse groeiende organisaties, had een rapportage nodig van de vast activa.

BEHOEFTE
De professionele dienstverlener werkte samen met RGIS om het activaregister bij te werken. Voor de inventarisatie van de twee kantoorgebouwen had de klant het volgende nodig van RGIS:

  • Er moesten nauwkeurige controles worden uitgevoerd op een professionele manier
  • Alle items moesten worden getagd met een unieke ID
  • Inzicht in de locatie van activa

OPLOSSING
RGIS werkte samen met de professionele dienstverlener om het volledige aantal activa te voltooien, RGIS implementeerde het volgende:

  • Er werd een team van twee ervaren auditors gestuurd om zich voor te bereiden op de activacontrole in beide kantoren van de onderneming
  • Elk item is getagd met een uniek tagnummer
  • RGIS heeft alle relevante informatie verzameld die aan dat unieke tagnummer is gekoppeld, inclusief een productbeschrijving, serienummer en kleur
  • Iedere activa werd vastgelegd in een spreadsheet in het door de firma gewenste maatwerkformaat en alle gegevens werden naar hen teruggestuurd

RESULTATEN
Het professionele servicebedrijf ontdekte dat samenwerking met RGIS betekende dat de tijd, moeite en kosten van overbestelde activa waren geëlimineerd.

  • De gegevens zijn verwerkt in de gevraagde indeling en bestandtype, zodat de klant het bestaande activaregister kon aanvullen en wijzigen
  • De gegevens van alle vaste activa was nu beschikbaar voor de professionele dienstverlener, zodat ze nu activa tussen gebouwen activa kunnen verplaatsen in plaats van extra items te bestellen