Voorbereiding van Magazijn voor Inventarisatie
Een goede voorbereiding van het magazijn is van groot belang voor het succes van de inventarisatie. De voorbereiding bestaat uit de juiste organisatie van zowel de locaties als de voorraden en hoe de telling geregistreerd wordt.
In eerste instantie ligt de focus van een magazijn inventarisatie op de documentatie en evaluatie van de resultaten van de telling. Het is echter belangrijk om te begrijpen dat de nauwkeurigheid van de telling de basis vormt van een bevredigende inventarisatie.
De kwaliteit van de telling wordt grotendeels bepaald door:
- De organisatie van het magazijn (overzichtelijke voorraadlocaties, ordelijkheid)
- Hoe goed containers en voorraad gemarkeerd zijn
- De hoeveelheid beschikbare medewerkers voor tellingen, hertellingen en controles.
- Voorraden die verplaatst worden tijdens de telling
Aan de hand van de volgende vragen kunt u uw magazijn inventarisatie voorbereiden:
- Wanneer moet de inventarisatie afgerond zijn?
- Wordt het magazijn geheel of gedeeltelijk geteld?
- Hoe lang denkt u dat de inventarisatie gaat duren?
- Hoe lang denkt u dat het invoeren van hoeveelheden en locaties gaat duren?
- Blijft uw bedrijf of magazijn open (overweegt u om de telling uit te voeren tijdens een weekend, een feestdag of sluiting?)
- Welke medewerkers zijn beschikbaar voor de telling en invoeren van gegevens?
- Wie leidt de uitgifte van balansformulieren en markeringen?
- Is een variance bestand nodig voor of na de telling?
- Hoe wordt vastgesteld of een gedeelte van het magazijn geteld is?
- Hoe wordt vastgesteld of alle voorraad geteld is? (visuele controle van magazijn)
- Houd altijd rekening met voorraad in consignatie:
- Heeft u voorraad in consignatie bij uw klanten?
- Heeft u voorraad in consignatie van leveranciers?
- Heeft u voorraad die in consignatie naar winkels moet?
- Hoe markeert u deze artikelen en hoe moeten deze artikelen gerapporteerd worden?
In de volgende lijst staan suggesties die u kunnen helpen met het voorbereiden van uw magazijn voor een inventarisatie. Het verdient de aanbeveling om deze ruim voor het begin van de inventarisatie na te lopen:
- Huishoudelijke taken – orden het magazijn zodat alles goed bereikbaar is, maak doorgangen vrij en zorg ervoor dat gestapelde artikelen makkelijk te tellen zijn.
- Voorraad locaties – probeer, voor zover mogelijk, gelijke soorten voorraad in één locatie bij elkaar te zetten.
- Logische organisatie van te tellen locaties – op container, product code, sku, product code van de leverancier, etc.
- Breng duidelijke markeringen aan zodat uw personeel de te tellen artikelen makkelijk kan vinden.
- Verwijder voorraad die niet geteld hoeft te worden uit te tellen area’s. Denk hierbij aan defecte of beschadigde artikelen die geretourneerd of afgevoerd moeten worden.
Wij wensen u veel succes met de inventarisatie van uw magazijn.